News CBI formula: 3. Tænk dig om...
Den 1. april 2007 så New Future Formula dagens lys. Vi har gennem årene hjulpet organisationer til at skabe solide, vedvarende produktivitetsgevinster. Vi har haft fornøjelsen af at samarbejde med dem, som skulle til at starte op, og med dem, som var i gang, og som søgte ny inspiration. Over 10 uger deler vi ud af kernen af vore læringer og tricks fra de første 10 år. Det er vort ønske at give inspiration til jeres fortsatte rejse mod toppen. De sidste uger har vi kortlagt processer (1) og fundet potentialer (2). Så er det vel blot at komme i gang med at få høstet forbedringsprojekterne? Nej! Vi må give os selv tid til omtanke, så vi også får fat i dine ”så”-projekter, der gør at vi også kan ”høste” til næste år. Refleksion er derfor denne uges tema.
New Future Formula, 10 år
Vi har formlen for stadige effektiviseringer i alle led
3. Tænk dig om, hvis du ikke vil løbe tør for momentum
Den 1. april 2007 satte New Future Formula sejl. Siden er meget sket. New Future Formula har de seneste år arbejdet på at strukturere vore mange tilgange til at gøre virksomheder stadigt bedre, hurtigere og smartere. Vi kalder det ”CBI, Continuous Business Improvement”, fordi det omfatter hele organisationen og støtter op om allerede igangsatte effektivitetsfremmende initiativer af forskellig art. CBI kan der styrke en revitalisering af igangværende programmer, hvis der er behov for det. Vores CBI er også for virksomheder, der søger en enkel men stærk struktur og solide værktøjer til deres kommende effektivitetsfremmende program. Vi fejrer 10-års jubilæet ved at dele erfaringerne i 10 små overkommelige bidder for læserne af New Future Formulas nyhedsbreve.
Gennem brug af CBI-formlen opnår organisationer til stadighed tre ting:
- Hvert år dokumenterede bundlinjegevinster på 4-16 % af omsætningen.
- Hvert år forbedringer, der er forståelige for kunderne og meningsfulde for medarbejdere.
- Hvert år dygtigere mennesker og bedre systemer til at se og til at gennemføre forbedringer.
Du ved, hvad I vil, og hvorfor (0). Du har kortlagt processer og produkter (1). Du har set potentialerne (2). Så er det vel bare med at komme i gang – altså få besluttet forbedringer og få dem gennemført. Der er ingen grund til at nøle, vil mange nok sige. Derfor får de ikke sået – de høster og høster og høster, og en dag forstår de så ikke, hvorfor der ikke er flere lækre, lavthængende frugter på træet og flere flotte æbler i græsset. De løber tør for muligheder, ideer og energi.
Men de organisationer, der vedvarende opnår CBI-resultater over middel, indskyder en reflekterende fase, inden de definerer deres projekter. De ved, at for at lykkes på den lange bane skal der sås, gødes, plantes og beskæres, så træerne også giver frugt de kommende år. De ved, at projektporteføljen skal balancere mellem de kortsigtede høste-projekter og de langsigtede så-projekter, og at netop ”så-projekterne” sjældent kommer af sig selv.
Hvad kan så-projekter da være? Så-projekter kan være alt, der på sigt kan muliggøre høste-projekter. Her er nogle hurtige eksempler:
- Planlægge og etablere registreringssystem for besluttede typer af potentialer. Vi ved i dag, at potentialerne er store, men ikke hvor store, og hvad de består af.
- Opbygge og indføre et rapporteringssystem, så allerede automatisk opsamlede data vedrørende et givet potentiale løbende bliver distribueret enkelt og smart til hele organisationen.
- Gennemføre en analyse, der skal afdække de faktiske årsager, virkninger og forhold omkring en problemstilling og dermed lede til et antal høste-projekter.
- Træning af medarbejdere i at gennemføre forbedringsprojekter.
Og hvordan finder man disse så-forbedringsprojekter? Der er i hvert fald to måder.
Man kan bruge almindelig sund fornuft og en god dialog: Hvilken information, hvilke kompetencer og hvilke systemer vil på sigt kunne muliggøre et betydeligt øget omfanget af forbedringer? Man bygger tydeligt videre på proceskortet, procesoverblikket og potentialerne. Udfordringen er at skabe et frirum, hvor deltagerne arbejder på hinandens ideer, så resultatet er præget af synergi. Man bør være opmærksom på den uheldige gruppedynamik, der betyder, at det nogle gange er mere afgørende, hvem der siger noget, end hvad der bliver sagt. Vær opmærksom på dette allerede under forberedelsen. Der er mange redskaber og teknikker, hvor den enkleste metode – fælles bevidsthed om emnet – faktisk ofte er den bedste.
Man kan også bruge en evalueringsmodel – fx Learning Information System, QIS eller den anerkendte EFQM Business Excellence model. Modeltilgangen er herlig, fordi man får en masse foræret. Man får en standardiseret og gennemprøvet emne- og spørgsmålsramme, der giver autoritet samt tryghed hos deltagerne. Man får typisk også en tilhørende evalueringsmodel, der gør benchmarking mulig. Derved får man også en trigger for at iscenesætte den særlige kombination af konkurrence, læring og morskab, som er så stimulerende for mange.
Opsummeret kan en organisation stille sig selv følgende spørgsmål i forhold til evalueringer:
- Har I omtrent ligeså meget fokus på at se langsigtede så-muligheder som at se kortsigtede konkrete høste-muligheder dvs. potentialer?
- Har I en fælles model for at evaluere systematisk og med jævne mellemrum?
- Bruger I jeres evalueringsmodel positivt og aktivt?
- Er der en atmosfære, der muliggør refleksion og evaluering? Det vil sige, er deltagerne koncentrerede, og lytter alle til alle.
Overvej at drøfte dem næste gang, I er sammen i jeres styregruppe for CBI.
I næste uges opslag vil vi adressere, hvordan man beslutter en passende mængde projekter, så sidste uges potentialer og den uges refleksioner endelig kan blive vekslet til handlinger.
New Future Formula arbejder med CBI - Continuous Business Improvement.
I samspil med kunderne…
- designer, indfører og støtter vi nye CBI-programmer.
- inspirerer, evaluerer og forbedrer vi eksisterende CBI-programmer.
CBI-formlen er vores arbejdsramme. Vi starter med mening, mål og retning. Gennem fortsatte procesforbedringer, medarbejderudvikling og systemoptimeringer, skaber vi en stadig strøm af resultater. Vi breder derved det stadige effektiviseringsarbejde ud i alle grene af virksomheden og dens liv.
Siden 2007 har New Future Formula gennemført over 8.300 forbedringsprojekter for mere end 80 organisationer med en dokumenteret effekt på bundlinjen på over 1100 millioner kroner. Undervejs er mere end 500 mennesker blevet trænet.
